Mit großem Respekt und in voller Kenntnis der Verantwortung, die Ihr Amt mit sich bringt, wenden wir, die Zulassungsdienste Kölns, stellvertretend für viele Gewerbebetreibende unserer Stadt, uns heute mit einem dringenden Anliegen an Sie.
Um unser Anliegen in den richtigen Kontext zu setzen, möchten wir kurz erläutern, welche zentrale Rolle wir im städtischen Leben einnehmen. Als Zulassungsdienste agieren wir als Bindeglied zwischen den Privatkunden, Gewerbebetreibenden und dem Verwaltungsprozess der Fahrzeugzulassung. Wir sind für die effiziente Organisation und Abwicklung von Fahrzeugzulassungen zuständig, insbesondere im Bereich der Großkunden und Händler. Hierdurch gewährleisten wir, dass die Interessen sowohl der Gewerbetreibenden als auch der Kölner Bürger, die einen reibungslosen Zulassungsprozess erwarten, vertreten und erfüllt werden. Trotz der raschen Digitalisierung gibt es eine beträchtliche Anzahl von Bürgern und Geschäftsleuten, die den direkten, persönlichen Kontakt in solchen Dienstleistungen schätzen. Genau für diese Klientel sind wir da und sorgen für einen kontinuierlichen und reibungslosen Ablauf.
Zum aktuellen Stand (24.08.2023) gibt es im Amt etwa 1600 unbearbeitete Zulassungen.
Bei einem erheblichen Rückstand in der Zulassungsstelle wird dennoch Praxis spontaner Terminvergaben beobachtet. Dokumente unserer Kunden verbleiben unberücksichtigt für 3-4 Tage, wobei die durchschnittliche Bearbeitungszeit aktuell 5 Werktage beträgt.
Fahrzeuge, die unter bestimmte Kategorien fallen – wie Importfahrzeuge, Vorgänge gemäß §13 und solche, die seit über 7 Jahren abgemeldet sind – werden von einem Sondersachgebiet bearbeitet. Diese spezielle Bearbeitung führt zu Wartezeiten von bis zu 6-8 Wochen, ein Vorgehen, welches in anderen Zulassungsstellen nicht anzutreffen ist. Das Sondersachgebiet sollte reevaluiert oder abgeschafft werden. Es ist auffallend, dass nur Köln ein solches System besitzt. Die Wartezeiten von 6-8 Wochen sind für unsere Kundschaft kaum noch zumutbar. Hinzu kommt die komplizierte Bürokratie, wie z.B. die Anforderung von lückenlosen Kaufverträgen, die in vielen Fällen nicht vorhanden sind.
Diese Kennzeichen werden zurzeit wie reguläre Zulassungen behandelt. Für internationalen Kunden, die Fahrzeuge in Deutschland erwerben und anschließend in ihr Heimatland exportieren, ist eine Wartezeit von 5 bis potentiell 7 Tagen nicht praktikabel. Ein separater Tagesschalter wäre hier angebracht.
Es ist auffällig, wie selten in Köln Ausfuhrkennzeichen vergeben werden. Vor der Einführung des Terminsystems war Köln führend in diesem Bereich. Derzeit gehen potenzielle Einnahmen an andere Kommunen verloren.
Uns ist es verwehrt, Termine in der gleichen Manier wie normale Bürger zu reservieren, obgleich dies in anderen Kommunen gestattet ist.
Frau B. vergibt Termine scheinbar willkürlich. Dies sorgt nicht nur für Frustration bei der Belegschaft, sondern führt auch zu uneffektiven Arbeitsabläufen. An manchen Tagen herrscht geringer Andrang, während es am folgenden Tag überfüllt ist, obwohl das Terminsystem eigentlich für eine bessere Kontrolle sorgen sollte.
Es existiert eine Diskrepanz bei der Wartezeit zwischen Zulassungsdiensten mit unterschiedlichem Auftragsvolumen, variierend von zwei bis neunzig Vorgängen.
Aktuell werden Wunschkennzeichen nur für 30 Tage reserviert. Bei Terminen, die sich über Wochen hinziehen, müssen wir regelmäßig Gebühren für die Verlängerung der Reservierung entrichten.
Unternehmen, die essenziell auf PKW und LKW angewiesen sind – hierunter fallen nicht nur Logistikunternehmen, sondern auch Taxifahrer, Paketdienstleister und weitere Dienstleister – sind für die Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse dringend auf eine rasche Zulassung angewiesen. Insbesondere jene, die für die Grundversorgung zuständig sind, signalisieren Bereitschaft, für einen beschleunigten Service zusätzlich zu entlohnen.
Informationen über Online-Zulassungen oder Online-Abmeldungen sind für uns, als mittlere Zulassungsdienste, nicht transparent und nicht zugänglich. Es scheint jedoch, dass größere Zulassungsdienste im Hause, die direkte Kontakte zur Amtsleitung haben, bereits von solchen digitalen Diensten profitieren. Es ist besorgniserregend, dass diese ungleiche Verteilung von Informationen und Möglichkeiten weiterhin besteht und sich möglicherweise verschärft.
Regelmäßig erhalten wir Rückmeldungen von Kunden, welche darauf hinweisen, dass derartige Prozeduren primär in Köln existieren, während andere städtische Einrichtungen effizientere Abläufe vorweisen.
Diese Aufzählung dient der Klärung und Transparenz der aktuellen Herausforderungen und Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Kfz-Zulassungsstelle in Köln.
Abschließend müssen wir unterstreichen, wie tief verwurzelt wir im wirtschaftlichen Leben Kölns sind. Jeder von uns trägt täglich zum wirtschaftlichen Kreislauf dieser Stadt bei. Es handelt sich nicht nur um einfache Geschäftstransaktionen – es ist ein miteinander verwobenes Netzwerk aus Dienstleistungen, Kundenbeziehungen und lokalem Handel.
Viele Kollegen unter uns haben mehr als ein Vierteljahrhundert in diesem Bereich gearbeitet. Sie erinnern sich an Zeiten, in denen die Zulassungsstelle ein starker und hilfreicher Partner war, ein Ort des Vertrauens und der Zusammenarbeit. Doch diese Erinnerungen verblassen zunehmend. Heute spüren wir eine spürbare Gegenwehr, eine zunehmende Antipathie gegen uns, die nicht nur ein oder zwei Einzelnen, sondern jedem von uns auf die Seele drückt.
In den letzten Monaten haben sich die Rahmenbedingungen für unsere Arbeit merklich verändert. Eine Reihe neuer hauseigener Vorschriften und Richtlinien wurden eingeführt, die uns in unserer täglichen Arbeit erheblich einschränken. Es ist enttäuschend zu sehen, wie unsere jahrelangen Erfahrungen und Kenntnisse nicht ausreichend gewürdigt werden. Warum wird unser Beitrag nicht anerkannt? Unsere Expertise und unser Beitrag sind unerlässlich im Prozess der Kfz-Zulassungen. Sind unsere Anliegen und Vorschläge nicht ebenso bedeutsam?
Jede Neuerung, jede weitere Hürde macht unsere Arbeit schwieriger und an manchen Tagen nahezu unmöglich. Und dennoch sind wir hier, treu unserer Aufgabe, unseren Kunden und dieser Stadt verpflichtet. Wir ersuchen Sie nicht um Sonderbehandlung, sondern um Gerechtigkeit, um Anerkennung unserer Rolle und um einen konstruktiven Dialog. Unsere Türen stehen immer offen für Gespräche und Lösungsansätze. Wir hoffen, dass auch die Ihre es sind.
Mit größter Hochachtung,
Die Zulassungsdienste Kölns.